|
Jos De Meyer : Nieuwsbericht
09-02-2010
Huishoudelijk reglement schepencollege: ook afspraken opnemen over e-mailberichten en persoonlijke briefwisseling van de politieke mandatarissen
In de mailberichten is het bij vele gemeentebesturen momenteel de gangbare praktijk standaard kleine lettertjes toe te voegen die meedelen dat enkel briefwisseling ondertekend door burgemeester en secretaris rechtsgevolgen met zich meebrengen. Toch wordt een burgemeester of schepen door de burger beschouwd als een bevoegd persoon. Deze persoonlijke correspondentie wordt veelal ook niet opgenomen in de registers met in- en uitgaande briefwisseling wat het controlerecht van de gemeenteraadsleden ondergraaft. Vlaams Volksvertegenwoordiger Jos De Meyer vroeg minister van binnenlandse aangelegenheden Bourgeois op welke manier de lokale besturen te werk moeten gaan.
Voor de correspondentie van de politieke mandatarissen is de minister duidelijk: hij acht het aangewezen dat de gemeentesecretaris ter zake duidelijke afspraken maakt die worden opgenomen in het huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen. Het register, bedoeld in artikel 189 van het Gemeentedecreet, - zo benadrukt minister Bourgeois - is immers een belangrijke informatiebron voor de raadsleden bij de uitoefening van hun controlerecht. Bij het maken van deze afspraken zullen zowel het controlerecht van de raadsleden, de regelgeving met betrekking tot de privacy als de wetgeving met betrekking tot het briefgeheim worden nageleefd.
Voor de inkomende briefwisseling die niet door de secretaris kan worden geopend omdat de geadresseerde op de enveloppe bijvoorbeeld een schepen of ambtenaar is zonder verwijzing naar bestuur of dienst, ligt de appreciatiebevoegdheid volledig bij de betrokkene.
Ook voor e-mail stelt zich een moeilijke situatie. De minister erkent dat het in de praktijk uiteraard onmogelijk is voor een bestuur om alle elektronische post te registreren. Ieder bestuur moet zich daarom zo organiseren dat alle "belangrijke" e-mailberichten worden geregistreerd.
VLAAMS PARLEMENT
₪ SCHRIFTELIJKE VRAGEN
GEERT BOURGEOIS
VICEMINISTER-PRESIDENT VAN DE VLAAMSE REGERING, VLAAMS MINISTER VAN BESTUURSZAKEN, BINNENLANDS BESTUUR, INBURGERING, TOERISME EN VLAAMSE RAND
Vraag nr. 114
van 6 januari 2010
van JOS DE MEYER
Gemeentelijke briefwisseling - Decretale regeling
In het Gemeentedecreet wordt in artikel 89 de gemeentesecretaris aangeduid als de verantwoordelijke voor de organisatie van de briefwisseling. In de Nieuwe Gemeentewet was dit een bevoegdheid die werd toegeschreven aan de burgemeester. Artikel 182 §4 stelt dan weer dat de uitgaande briefwisse-ling, enkele welomschreven uitzonderingen niet te na gesproken, wordt ondertekend door de burge-meester en medeondertekend door de gemeentesecretaris.
Artikel 189 vult aan dat alle briefwisseling aan de gemeente wordt geacht te zijn gericht aan het colle-ge van burgemeester en schepenen en dat er een register moet worden aangelegd van alle ingaande en uitgaande briefwisseling, van welke aard ook.
Onder briefwisseling werd tot op heden het geheel van bestuurlijk rechtsverkeer begrepen. Met be-trekking tot elektronische communicatie werd in antwoord op een eerdere parlementaire vraag (vraag nr. 87 van 28 maart 2002 van de heer Van Nieuwenhuysen) gesteld: “elk bij het bestuur berustend bestuursdocument, vanaf zijn ontstaan, ongeacht de drager, en ongeacht het stadium van de besluit-vorming waarin het stuk werd opgemaakt valt onder de termen ‘stuk’ of ‘akte’. Een inkomend e-mailbericht, met of zonder attachment, betreffende het bestuur valt dus onder deze begripsomschrij-ving. Een e-mailbericht moet in eerste instantie worden beschouwd als inkomende post en kan eventu-eel deel gaan uitmaken van een concreet dossier. Een verstuurd e-mailbericht is dan in eerste instantie uitgaande post. Een informaticabestand of -systeem dat informatie betreffende het bestuur bevat, valt ook onder de voormelde begripsomschrijving.”.
In de praktijk is het zo dat krachtens het grondwettelijk beschermde briefgeheim nominatief geadres-seerde stukken ongeopend aan de geadresseerde worden bezorgd. Daarnaast beschikken de meeste politieke mandatarissen en ambtenaren over e-mailadressen waarop zij – door de aard van het medium per definitie – nominatief geadresseerde post ontvangen waarop dan weer de bepalingen van de wet-geving ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van toepassing zijn.
Ook in de uitgaande briefwisseling is er soms verwarring. Voor de burger is een brief die hij ontvangt van “de gemeente” op briefpapier van de gemeente maar enkel ondertekend door bijvoorbeeld de bur-gemeester, schepen of een betrokken ambtenaar, schijnbaar “echt” ongeacht wat artikel 182 voor-schrijft.
In mailberichten is het bij vele gemeentebesturen momenteel de gangbare praktijk standaard kleine lettertjes toe te voegen onderaan het bericht die verwijzen naar artikel 182. Wat echter niets afdoet aan het morele gewicht dat een dergelijk bericht blijft dragen, zeker als het van een bevoegd geacht per-soon komt, los van de juridische implicaties.
Het gemeentepersoneel valt rechtstreeks onder het hiërarchische toezicht van de gemeentesecretaris en deze kan op deze manier zijn taak, de coördinatie van de briefwisseling, onder welke vorm ook, op een efficiënte en dwingende wijze organiseren. Ten aanzien van de leden van het college van burgemeester en schepenen is dit echter minder evident door het ontbreken van een hiërarchische lijn.
Eventuele correspondentie - inkomend of uitgaand, op papier of elektronisch - die niet wordt toege-voegd aan het betrokken dossier of officieel geregistreerd wordt, zorgt voor problemen. Want het in-zagerecht is voor de gemeenteraadsleden één van de belangrijke instrumenten om hun recht van con-trole effectief te kunnen uitoefenen. En een volledig en sluitend overzicht van de briefwisseling van het bestuur is daarvoor essentieel.
1. Wordt met de decretale omschrijving van briefwisseling ook het in- en uitgaande e-mailverkeer bedoeld? Zo ja, moet dit ook worden opgenomen in het register van inkomende en uitgaande brief-wisseling dat in artikel 189 wordt opgelegd?
2. Artikel 189 stelt dat alle briefwisseling aan de gemeente wordt geacht te zijn gericht aan het colle-ge van burgemeester en schepenen.
Hoe ruim wordt de noemer “aan de gemeente” hier begrepen? Kan ook nominatief gestuurde briefwisseling, bijvoorbeeld onder de vorm van aan e-mailbericht, hieronder vallen? Welke appre-ciatiecriteria moeten hier worden gevolgd? Wie maakt deze appreciatie?
3. Was het de bedoeling dat ook uitgaande correspondentie (hetzij op papier, hetzij elektronisch) die niet conform de vormvereisten van artikel 182 is, wordt geregistreerd in het vermelde register voor inkomende en uitgaande briefwisseling? In voorkomend geval: welke criteria moeten worden ge-volgd in de appreciatie hiervan? Wie maakt deze appreciatie?
4. Valt correspondentie (hetzij op papier, hetzij elektronisch) die niet conform de vormvereisten van artikel 182 is onder de definitie van bestuursdocument (bijvoorbeeld een brief van de burgemees-ter aan een particulier)?
5. Op welke wijze wordt de gemeentesecretaris geacht zijn taak inzake de coördinatie van de brief-wisseling in te vullen ten aanzien van de leden van het college van burgemeester en schepenen?
GEERT BOURGEOIS
VICEMINISTER-PRESIDENT VAN DE VLAAMSE REGERING VLAAMS MINISTER VAN BESTUURSZAKEN, BINNENLANDS BESTUUR, INBURGERING, TOERISME EN DE VLAAMSE RAND
ANTWOORD
op vraag nr. 114 van 6 januari 2010
van JOS DE MEYER
1. Artikel 189 van het Gemeentedecreet is een werkinstrument voor de mandataris bij de uitoefening van zijn controlerecht. In concreto moet dan ook telkens een onderscheid worden gemaakt tussen enerzijds het controlerecht van de mandataris en anderzijds de wet van 8 december 1992 tot be-scherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens.
Uit de parlementaire voorbereiding van artikel 189 van het Gemeentedecreet blijkt dat e-mail-berichten principieel als briefwisseling worden beschouwd die, net als de gewone briefwisseling, wordt opgenomen in het register van de inkomende en uitgaande briefwisseling.
Het is in de praktijk uiteraard onmogelijk voor een bestuur om alle elektronische post te regis-treren. Ieder bestuur moet zich zo organiseren dat alle “belangrijke” e- mailberichten worden gere-gistreerd. Wat belangrijk is, kan elk bestuur voor zichzelf bepalen.
Persoonlijke briefwisseling (en dus ook een persoonlijk e- mailbericht) moet in principe niet wor-den geregistreerd.
2. Gelet op het woord “geacht” kan de noemer “aan de gemeente” ruim worden geïnterpreteerd.
De appreciatie of een briefwisseling al dan niet moet opgenomen worden in het register, zal in eer-ste instantie gebeuren door de gemeentesecretaris die in toepassing van artikel 89 van het Gemeen-tedecreet de briefwisseling organiseert.
Bij de toepassing van deze bepaling dient uiteraard rekening te worden gehouden met de wetgeving met betrekking tot de bescherming van de privacy en de wetgeving met betrekking tot het briefgeheim.
Voor de briefwisseling die niet door de secretaris kan worden geopend heeft ook elke betrokken ambtenaar of mandataris een eigen appreciatierecht.
Indien het gaat om private briefwisseling, wordt de brief niet opgenomen in het register.
Wat betreft het al dan niet openen van nominatief geadresseerde briefwisseling wil ik vooraf toch opmerken dat persoonlijke briefwisseling best niet wordt verstuurd naar het adres van de administratie of de gemeente. Ik besef echter ten volle dat men dat als ambtenaar of als mandataris niet altijd zelf in de hand heeft.
Brieven die toch zouden toekomen op het bestuur en die gericht zijn aan een individueel ambte-naar of mandataris, zonder enige verwijzing naar bestuur of dienst, kunnen uiteraard niet worden geopend. Brieven gericht aan een individueel ambtenaar of mandataris, met de toevoeging van de benaming van het bestuur of een dienst, moeten eveneens worden beschouwd als persoonlijke briefwisseling en kunnen dus enkel worden geopend met toestemming van de geadresseerde.
Brieven echter die gericht zijn aan een bestuur met de toevoeging “t.a.v. de heer/mevrouw…” moeten worden geacht gericht te zijn aan het bestuur en kunnen dus wel worden geopend. Het is duidelijk dat een aldus geadresseerde brief is bedoeld voor de dienst of het bestuur en dat de toevoeging van de naam van de ambtenaar of de mandataris enkel ter verduidelijking gebeurde.
3. Ik ga er van uit dat u hiermee de briefwisseling bedoelt die een mandataris in zijn persoonlijke naam voert en die niet mee wordt ondertekend door de gemeentesecretaris. Aangezien de gemeen-tesecretaris de brief niet mee ondertekent verkrijgt de brief geen authenticiteit. Het gaat dan om persoonlijke briefwisseling die in principe niet wordt geregistreerd.
4. Ik ga ervan uit dat u met deze vraag bedoelt of het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur van toepassing is. Artikel 3, 4°, van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur omschrijft een bestuursdocument als volgt: “de drager, in welke vorm ook, van informatie waarover een instantie beschikt”. Indien de brief in het register van de ingaande en uitgaande briefwisseling staat opgenomen, dan wordt de brief als een bestuursdocument beschouwd en dan is het decreet openbaarheid van 26 maart 2004 van toepas-sing. Zoals vermeld zal de persoonlijke briefwisseling van een burgemeester aan een particulier in principe niet worden geregistreerd.
5. Het is aangewezen dat de gemeentesecretaris ter zake met de politieke mandatarissen duidelijke afspraken maakt die worden opgenomen in het huishoudelijk reglement van het college van burge-meester en schepenen. Het register, bedoeld in artikel 189 van het Gemeentedecreet, is immers een belangrijke informatiebron voor de raadsleden bij de uitoefening van hun controlerecht.
Bij het maken van deze afspraken zullen zowel het controlerecht van de raadsleden, de regel-geving met betrekking tot de privacy als de wetgeving met betrekking tot het briefgeheim moeten worden nageleefd.
Jos De Meyer
Terug naar het overzicht
|
|
